Kennisbank
Welke gegevens mag je in ChatGPT plakken? Afspraken voor kmo's
Gepubliceerd op
Klantgegevens, facturen, personeelsdossiers: wat mag in een AI-tool en wat niet? Een eenvoudige indeling in drie kleuren voor Belgische kmo's, en hoe je nagaat of medewerkers ze toepassen.
Waarom dit de eerste afspraak is
De meeste AI-fouten in een kmo zijn geen technische fouten, maar gegevens die in de verkeerde tool belanden. Een medewerker plakt een klantbestand in een gratis chatbot om snel een mail te laten schrijven. Wat daarna met die gegevens gebeurt, hangt af van de tool, het soort account en de instellingen. Vaak weet niemand in het bedrijf dat precies.
Daarbij blijft de GDPR gewoon gelden. Persoonsgegevens van klanten of medewerkers in een AI-tool zetten is een verwerking. Daarvoor heb je een grondslag nodig en, bij een externe dienst, afspraken met die leverancier.
Een indeling in drie kleuren
Groen: openbare of algemene informatie, zoals een tekst van je website, een algemene vraag of een anonieme opsomming. Mag in de AI-tools die het bedrijf toelaat.
Oranje: interne informatie zonder persoonsgegevens, zoals een procedure, een offertestructuur of interne cijfers. Alleen in een zakelijke AI-omgeving waarvan het bedrijf de voorwaarden kent, bijvoorbeeld een zakelijke licentie met afspraken over gegevensgebruik.
Rood: persoonsgegevens, gezondheids- en loongegevens, contracten, wachtwoorden en vertrouwelijke klantinformatie. Niet in een AI-tool, tenzij het bedrijf daar uitdrukkelijk een veilige oplossing en afspraken voor heeft.
Van afspraak naar gedrag
Een regel op papier verandert weinig als niemand in de praktijk herkent wat rood is. Een factuur lijkt onschuldig, tot je ziet dat er een rekeningnummer en een privéadres op staan. Daarom loont het om te meten of medewerkers in echte situaties de juiste keuze maken, in plaats van te vragen of ze de regel kennen.
Leg je afspraken en de meting vast in je register voor artikel 4 van de AI Act. Zo toon je ook dat je maatregelen nam voor de AI-geletterdheid van je personeel.
Checklist
Lijst op welke AI-tools in gebruik zijn, ook de gratis. Beslis welke zakelijk toegelaten zijn. Maak de drie kleuren concreet met voorbeelden uit je eigen bedrijf. Meet per afdeling of het lukt, en herhaal na een korte les. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.