Kennisbank
Een AI-beleid voor je kmo: wat zet je erin?
Door Bob Biesemans · gepubliceerd op
ChatGPT, Copilot en Gemini worden al gebruikt, met of zonder afspraken. Een AI-beleid op één pagina voor Belgische kmo's: welke tools, welke gegevens, wie controleert, en hoe je weet dat het werkt.
Kort antwoord
Een AI-beleid voor een kmo past op één pagina met zes onderdelen: toegelaten tools, welke gegevens in welke tool mogen, controle van AI-uitvoer, wanneer je AI-gebruik vermeldt, een verantwoordelijke, en opleiding en meting. Meet daarna of medewerkers het in hun werk toepassen.
Waarom één pagina genoeg is
Een AI-beleid dat niemand leest, verandert niets. Voor de meeste kmo's volstaat één pagina met duidelijke afspraken en voorbeelden uit het eigen werk. Het doel is niet om AI te verbieden, maar om het veilig en nuttig te gebruiken.
De zes onderdelen
1. Toegelaten tools: welke AI-tools zakelijk mogen, met welk account. Gratis privéaccounts horen daar meestal niet bij.
2. Gegevens: wat in welke tool mag. Een indeling in groen, oranje en rood werkt goed: openbaar, intern zonder persoonsgegevens, en gevoelig.
3. Controle: AI-uitvoer is een concept. Bedragen, namen, data en juridische uitspraken worden altijd nagekeken voor ze naar een klant of in een boeking gaan.
4. Openheid: wanneer je vermeldt dat een tekst of beeld met AI gemaakt is, bijvoorbeeld bij een realistisch AI-beeld of een tekst die je publiceert om het publiek te informeren.
5. Verantwoordelijke: wie vragen beantwoordt, nieuwe tools goedkeurt en het beleid bijwerkt.
6. Opleiding en meting: hoe medewerkers leren werken met AI en hoe je nagaat of het lukt.
Van beleid naar gedrag
Een beleid ondertekenen is iets anders dan het toepassen. Meet daarom per afdeling of medewerkers in situaties uit hun werk de juiste keuzes maken: herkennen ze gevoelige gegevens, kijken ze cijfers na, zetten ze een vage vraag om in een duidelijke opdracht? Wat niet lukt, pak je aan met een korte les en een hertest.
Koppel het aan je dossier
Het AI-beleid, de opleiding en de metingen samen vormen de maatregelen die je onder artikel 4 van de AI Act kunt tonen. Bewaar ze met datum in één dossier en herzie het beleid minstens jaarlijks of wanneer je een nieuwe tool invoert. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Moet een kmo een AI-beleid hebben?
De AI Act verplicht geen apart document, maar een beleid is de eenvoudigste manier om afspraken te maken en te tonen welke maatregelen je nam voor AI-geletterdheid.
Mag ik ChatGPT verbieden op het werk?
Dat kan, maar een algemeen verbod duwt het gebruik vaak uit het zicht. Een toegelaten zakelijke tool en duidelijke regels over gegevens werken meestal beter.
Hoe vaak werk ik het beleid bij?
Minstens jaarlijks, en telkens wanneer je een nieuwe AI-tool invoert of de manier van werken verandert.